PMA Nomor 12 Tahun 2026 tentang Tata Naskah Dinas

Kementerian Agama Republik Indonesia telah menetapkan Peraturan Menteri Agama (PMA) Nomor 12 Tahun 2026 tentang Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama (Kemenag) sebagai pedoman resmi penyelenggaraan administrasi persuratan dan dokumen kedinasan di seluruh lingkungan Kementerian Agama.

Peraturan ini hadir untuk meningkatkan tertib administrasi, efektivitas, efisiensi, pembakuan, akuntabilitas, keamanan, serta percepatan komunikasi kedinasan, sekaligus menyesuaikan perkembangan teknologi informasi dan kebijakan nasional di bidang kearsipan.

Dengan diberlakukannya PMA ini, seluruh satuan organisasi, satuan kerja, Unit Pelaksana Teknis (UPT), hingga Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKN) memiliki pedoman yang sama dalam menyusun, mengelola, mengirimkan, menerima, dan mengarsipkan naskah dinas.

Apa Itu Tata Naskah Dinas?

Tata Naskah Dinas adalah sistem pengaturan yang mengatur mengenai jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, serta pengendalian dokumen resmi yang digunakan dalam komunikasi kedinasan di lingkungan instansi pemerintah atau organisasi.

Sederhananya, ini adalah buku pedoman atau aturan baku yang wajib diikuti oleh para aparatur sipil dalam membuat, mengelola, dan mendistribusikan surat-menyurat serta dokumen hukum agar seragam, profesional, dan memiliki keabsahan hukum.

Dalam PMA/Permenag Nomor 12 Tahun 2026 dijelaskan bahwa Tata Naskah Dinas merupakan pengaturan mengenai:

· jenis naskah dinas;

· susunan dan bentuk naskah dinas;

· tata cara pembuatan;

· pengamanan dokumen;

· kewenangan pejabat penandatangan;

· mekanisme pengendalian naskah dinas.

Pedoman ini digunakan sebagai standar komunikasi tertulis resmi di lingkungan Kementerian Agama agar setiap dokumen memiliki format, legalitas, dan tata kelola yang seragam.

Tujuan PMA Nomor 12 Tahun 2026

Dalam lampiran PMA dijelaskan bahwa Tata Naskah Dinas bertujuan untuk:

· menciptakan tertib administrasi;

· menyeragamkan penyusunan dokumen resmi;

· memperlancar komunikasi kedinasan;

· meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan administrasi;

· menjamin legalitas dan autentikasi dokumen;

· mendukung penerapan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).

Selain itu, tata naskah dinas juga menjadi salah satu instrumen penting dalam mewujudkan good governance melalui pengelolaan arsip yang autentik dan dapat dipertanggungjawabkan.

Jenis Naskah Dinas Menurut PMA Nomor 12 Tahun 2026

Peraturan ini membagi naskah dinas menjadi empat kelompok besar.

1. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas arahan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan berupa produk hukum yang berbentuk pengaturan, penetapan, dan penugasan.

Naskah Dinas arahan dalam Permenag Nomor 12 Tahun 2026 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kemenag meliputi:

· Peraturan Perundang-undangan

· Instruksi

· Surat Edaran

· SOP Administrasi Pemerintahan

· Keputusan (Surat Keputusan)

· Surat Perintah

· Surat Tugas

Kelompok ini digunakan untuk menetapkan kebijakan, keputusan maupun penugasan resmi.

2. Naskah Dinas Korespondensi

Naskah Dinas Korespondensi adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai alat komunikasi tertulis untuk saling bertukar informasi, kedinasan, atau penyampaian maksud tertentu antarpejabat atau instansi pemerintah. Dokumen ini disusun berdasarkan format baku yang diatur dalam Tata Naskah Dinas lembaga terkait agar memiliki kekuatan hukum yang sah.

Naskah Dinas Korespondensi dalam Permenag Nomor 12 Tahun 2026 Terdiri atas:

· Korespondensi Internal

· Nota Dinas

· Memorandum

· Disposisi

· Surat Undangan Internal

· Korespondensi Eksternal

· Surat Dinas

Seluruh bentuk surat tersebut telah dilengkapi contoh format resmi dalam lampiran PMA.

3. Naskah Dinas Khusus

Naskah Dinas Khusus adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh instansi pemerintah atau pejabat berwenang untuk menangani keperluan, situasi, atau peristiwa tertentu yang bersifat spesifik dan tidak bisa diakomodasi oleh surat dinas biasa.

Naskah dinas jenis ini memiliki format dan fungsi yang diatur secara ketat dalam Tata Naskah Dinas karena sering kali berdampak langsung pada keabsahan suatu peristiwa hukum, tugas, atau kerja sama formal.

Berikut adalah beberapa jenis naskah dinas yang termasuk dalam kategori Naskah Dinas Khusus dalam lampiran dalam PMA Nomor 12/2026

· Surat Perjanjian

· Surat Kuasa

· Berita Acara

· Surat Keterangan

· Surat Pengantar

· Pengumuman

· Laporan

· Telaahan Staf

Masing-masing memiliki susunan, bagian kepala, batang tubuh, hingga penutup yang telah distandardisasi.

4. Naskah Dinas Lainnya

Naskah Dinas Lainnya adalah jenis dokumen resmi di lingkungan instansi pemerintah yang tidak termasuk ke dalam kategori naskah dinas arahan, korespondensi, maupun naskah dinas khusus.

Kategori ini menampung dokumen penunjang administrasi kedinasan sehari-hari yang memiliki format tersendiri namun tetap diatur dalam pedoman Tata Naskah Dinas.

Beberapa Naskah Dinas Lainnya menurut Permenag Nomor 12 Tahun 2026 meliputi:

· Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTP)

· Sertifikat

· Piagam Penghargaan

· Notula

· Rekomendasi

· Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak (SPTJM)

· Surat Pernyataan

Semua dokumen tersebut memiliki format resmi yang harus digunakan di lingkungan Kementerian Agama.

Mendukung Administrasi Digital

Salah satu pembaruan penting dalam PMA Nomor 12 Tahun 2026 adalah penguatan penggunaan media elektronik.

Naskah dinas kini dapat dibuat dalam bentuk:

· media rekam kertas;

· media rekam elektronik.

Selain itu, pengendalian surat masuk maupun surat keluar secara elektronik dilakukan melalui Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, termasuk penggunaan Tanda Tangan Elektronik (TTE) sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Keputusan Menteri Agama (KMA) Nomor 736 Tahun 2026 tentang Pedoman Pemenuhan Beban Kerja Guru Madrasah yang Bersertifikat Pendidik.

Kepdirjen Pendis Nomor 665 Tahun 2026 Tentang Petunjuk Teknis Pembayaran Tunjangan Profesi Bagi Guru, Kepala Dan Pengawas Madrasah

Pengamanan Naskah Dinas

Untuk menjaga keamanan informasi, PMA ini mengatur beberapa aspek penting, antara lain:

· klasifikasi keamanan dokumen;

· pembatasan hak akses;

· pemberian kode klasifikasi keamanan;

· penggunaan nomor seri pengaman (security printing);

· pengawasan pembuatan naskah dinas.

Pengamanan tersebut bertujuan menjaga kerahasiaan, keutuhan, dan keaslian dokumen resmi Kementerian Agama.

Pengendalian Surat Masuk dan Surat Keluar

Peraturan ini juga mengatur secara rinci alur administrasi surat.

1. Surat Masuk

Tahapannya meliputi:

a) penerimaan;

b) pencatatan;

c) penilaian;

d) pemilahan;

e) pengolahan;

f) penyampaian.

2. Surat Keluar

Tahapannya meliputi:

a) penyusunan konsep;

b) pencatatan;

c) penggandaan;

d) pengiriman;

e) penyimpanan.

Seluruh proses dapat dilakukan secara manual maupun elektronik sesuai sistem yang berlaku.

Masa Penyesuaian

Dalam ketentuan peralihan disebutkan bahwa seluruh pengelolaan Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama wajib menyesuaikan dengan ketentuan PMA Nomor 12 Tahun 2026 paling lama dua tahun sejak peraturan diundangkan.

Madrasah Negeri wajib Menerapkan PMA Nomor 12 Tahun 2026

Pada prinsipnya madrasah negeri wajib menerapkan PMA Nomor 12 Tahun 2026 dalam pengelolaan Tata Naskah Dinas, karena madrasah negeri merupakan satuan kerja yang berada di bawah Kementerian Agama.

Ha ini tersebut tersurat ruang lingkup PMA mengatur penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Agama, termasuk satuan organisasi, satuan kerja (satker), Unit Pelaksana Teknis (UPT), dan Perguruan Tinggi Keagamaan Negeri (PTKN). Ketentuan ini menjadi pedoman resmi dalam penyusunan, penandatanganan, pengamanan, dan pengendalian naskah dinas.

Madrasah Negeri merupakan satuan pendidikan yang diselenggarakan oleh Pemerintah di bawah pembinaan Menteri Agama, sehingga secara kelembagaan menjadi bagian dari lingkungan Kementerian Agama.

Dalam ketentuan peralihan PMA Nomor 12 Tahun 2026 juga ditegaskan bahwa seluruh pengelolaan tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Agama harus menyesuaikan dengan peraturan ini paling lama 2 (dua) tahun sejak diundangkan. Artinya, seluruh satker, termasuk madrasah negeri, wajib melakukan penyesuaian dalam masa transisi tersebut.

Bagi madrasah negeri, beberapa aspek yang harus menyesuaikan PMA Nomor 12 Tahun 2026 antara lain:

· Format surat dinas keluar.

· Nota dinas, memorandum, dan disposisi.

· Surat tugas dan surat undangan.

· Berita acara.

· Surat keterangan.

· Pengumuman.

· Laporan.

· Rekomendasi.

· Penggunaan kop surat, penomoran, cap dinas, dan Tanda Tangan Elektronik (TTE).

· Tata kelola surat masuk dan surat keluar, baik secara manual maupun elektronik.

Download PMA Nomor 12 Tahun 2026 PDF

Bagi yang membutuhkan salinan Peraturan Menteri Agama (PMA) Nomor 12 Tahun 2026 tentang Tata Naskah Dinas pada Kementerian Agama (Kemenag) melalui tautan yang tersedia di bawah ini.

Link download PMA Nomor 12 Tahun 2026 PDF

Peraturan Menteri Agama Nomor 12 Tahun 2026 tersebut menjadi pedoman penting bagi seluruh unit kerja Kementerian Agama dalam menyelenggarakan administrasi persuratan yang profesional, tertib, aman, dan sesuai standar nasional.

Dengan adanya standar tata naskah dinas yang seragam, diharapkan komunikasi kedinasan menjadi lebih efektif, arsip lebih tertata, serta pelayanan administrasi semakin modern melalui pemanfaatan teknologi digital.

Bagi pegawai Kementerian Agama, operator administrasi, arsiparis, pranata humas, maupun pimpinan satuan kerja, memahami isi PMA ini merupakan langkah penting dalam mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.

FAQ (Frequently Asked Questions) Permenag Nomor 12 Tahun 2026

Apa itu PMA Nomor 12 Tahun 2026?

Peraturan Menteri Agama Nomor 12 Tahun 2026 merupakan regulasi yang mengatur tata naskah dinas di lingkungan Kementerian Agama (Kemenag).

Apa tujuan PMA Nomor 12 Tahun 2026?

Untuk menciptakan tertib administrasi, menyeragamkan bentuk naskah dinas, meningkatkan efektivitas komunikasi kedinasan, dan mendukung transformasi digital administrasi Kementerian Agama.

Siapa yang wajib menerapkan PMA ini?

Seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian Agama, termasuk kantor pusat, kantor wilayah, kantor kabupaten/kota, UPT, PTKN, dan Madrasah.

Apa saja jenis naskah dinas yang diatur?

Empat kelompok utama, yaitu Naskah Dinas Arahan, Korespondensi, Naskah Dinas Khusus, dan Naskah Dinas Lainnya.

Apakah PMA ini mengatur tanda tangan elektronik?

Ya. PMA Nomor 12 Tahun 2026 mengakomodasi penggunaan Tanda Tangan Elektronik (TTE) dan pengelolaan naskah dinas berbasis elektronik sesuai ketentuan yang berlaku.

Apakah Madrasah Negeri harus menerapkan PMA Nomor 12 Tahun 2026?

Madrasah Negeri wajib menerapkan PMA Nomor 12 Tahun 2026 dalam pengelolaan tata naskah dinas karena merupakan bagian dari satuan kerja Kementerian Agama. Penerapannya mencakup seluruh administrasi persuratan dan dokumen kedinasan sesuai standar yang ditetapkan dalam PMA tersebut.

Apakah Madrasah Swasta harus menerapkan PMA Nomor 12 Tahun 2026?

Untuk madrasah swasta, PMA ini tidak secara langsung mengatur administrasi internal yayasan, karena bukan merupakan satuan kerja pemerintah. Namun, ketika madrasah swasta berkorespondensi dengan Kantor Kementerian Agama atau mengikuti layanan administrasi Kemenag, naskah dinas yang diterbitkan oleh Kementerian Agama tetap menggunakan format sesuai PMA Nomor 12 Tahun 2026. Selain itu, madrasah swasta dapat mengadopsi format tersebut sebagai praktik administrasi yang baik agar selaras dengan standar Kementerian Agama.

Berapa lama masa penyesuaian penerapan PMA ini?

Paling lama 2 (dua) tahun sejak PMA Nomor 12 Tahun 2026 diundangkan.

= Baca Juga =