Pengertian, Faktor Yang Harus Diperhitungkan dan POS Langkah-Langkah Seleksi SDM

 

Makalah Pengertian Seleksi dan Faktor-Faktor Yang Harus Diperhitungkan dan POS Langkah-Langkah Seleksi Sumber Daya Manusia

Pada bagian ini Admin akan berbagi Makalah tentang Pengertian Seleksi dan Faktor-Faktor Yang Harus Diperhitungkan dan POS Langkah-Langkah Seleksi Sumber Daya Manusia. Semoga makalah ini dapat membantu rekan-rekan mahasiswa yang mendapat tugas terkait masalah yang sama.


A. Pengertian Seleksi

Apa yang dimaksud Seleksi Sumber Daya Mayanusia (SDM) ? Seleksi merupakan bagian materi dari operasional manajer sumber daya manusia yaitu pengadaan (rekrutment), sedangkanpengadaan itu terdiri dari; perencanaan, perekrutan, seleksi,penempatan dan produksi. Proses seleksi merupakan tahap-tahapkhusus yag digunakan untuk memutuskan pelamar mana yang akanditerima. Proses tersebut dimulai ketika pelamar kerja dan diakhiridengan keputusan pemerintah. Proses seleksi merupakan prosespengambilan keputusan bagi calon pelamar untuk diterima atau ditolak. Banyak diperlukan pertimbangan untuk memilih orang yangtepat, pedoman pokok dalam mengadakan seleksi adalah spesifikasi jabatan, karena dari situasi diketahui kualitas SDM yang dibutuhkan.

 

Berikut beberapa Seleksi Sumber Daya Mayanusia (SDM) menurut para ahli:

 

1.     Pengertian seleksi menurut  Henry Simamora (2004:202)

Seleksi adalah Proses pemilihan dari sekelompok pelamar, orang atauorang-orang yang paloing memenuhi kriteria seleksi untukposisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada pada saatini yang dilakukan oleh perusahaan

 

2.     Pengertian Seleksi Sumber Daya Mayanusia (SDM) menurut  Sondang P Siagaan (2006:131)

Seleksi adalah Proses yang terdiri dar berbagai spesifikasi, yang diambiluntuk memutuskan pelamar mana yang akan diterima ataupelamar mana yang akan ditolak.

 

3.     Seleksi Sumber Daya Mayanusia (SDM) seleksi menurut  casio (1992) yang dialih bahasakan olehAmrwansyah dan Muharam (2000:53) adalah Proses identifikasi dan pemilihan orang-orang darikelompok pelamar yang paling cocok yang palingmemenuhisyarat untuk jabatan dan posisi tertentu

 

Berdasarkan pengertian-pengertian diatas maka dapat ditarikkesimpulan bahwa pengertian seleksi adalah proses memilihseseorang yang cocok untuk menempati suatu jabatan atau posisitertentu

 

 

B. Faktor-Faktor Yang Harus Diperhitungkan

Telah umum dimaklumi bahwa prosees seleksi bukanlah kegiatan yang berdiri sendiri.  Artinya dalam melakuan kegiatan seleksi barbagai masukan perlu pula diperhitungkan dan dipertimbangkan.  Misalnya, proses seleksi tidak mungkin dilakukan tanpa mepertimbangkan informasi tentang analis pekerjaan karena dalam analisis pekerjaan yang akan dilakukan, berbagai persyaratan yang harus dipenuhi oleh pegawai yang melakukan pekerjaan tersebut dan standar prestasi kerja yang harus dicapai.

 

Hasil rekrutmen juga merupakan faktor yang tidak bisa tidak harus diperhitungkan.  Artinya, jenis dan sifat berbagai langkah yang diambil dalam proses seleksi tergantung pada hasil rekrutmen.

 

Disamping itu, dalam menentukan jenis dan langkah-langkah dalam proses seleksi, empat macam tantangan perlu diperhatikan dan dihadapi oleh para petugas seleksi, yaitu:

a.    Penawaran tenaga kerja

b.    Tantangan etis

c.     Tantangan organisasional, dan

d.    Kesamaan kesempatan memperoleh pekerjaan.

 

1. Penawaran Tenaga Kerja.

 

Secara umum dapat dikatakan bahwa semakin banyak jumlah pelamar untuk diseleksi, semakin baik bagi organisasi karena dengan demikian semakin besar jaminan bahwa pelamar yang terseleksi  dan diterima menadi pegawai benar-benar merupakan tenaga kerja yang paling memenugi berbagai persyaratan yang telah ditentukan bagi pekerjaan yang akan dilakukan.  Akan tetapi bukanlah hal yang mustahil bahwa jumlah pelamar kurang dari yang diharapkan.  Ada dua kemungkinan mengapa hal itu bisa terjadi demikian.  Pertama, karena imbalan yang rendah dan karena sifat pekerjaan yang tergolong pada pekerjaan yang berada pada anak tangga terendah dalam hierarki organisasi.  Kedua, karena sifat pekerjaan yang menuntut spesialisasi tinggi sehingga tidak banyak pecari kerja yang memenugi persyaratan yang telah ditentukan meskipun imblannya cukup tinggi pula.

 

2. Faktor Etika

 

Tidak dapat disanggah bahwa para perekrut tenaga kerja memegang peranan penting dalam menentukan siapa di antara pelamar yang diterima dan siapa yang ditolak.  Dalam proses seleksi menuntut standar etika tinggi dari para perekrut tenaga kerja baru karena hanya dengan demikianlah tenaga-tenaga bermutu yang diterima dan dipekerjakan.

 

Memegang teguh norma-norma etika menuntut antara lain disiplin pribadi yang tinggi, kejujuran yang tidak tergoyahkan, intergritas karakter serta obyektivitas yang didasarkan pada kriteria yang rasional. Hal ini sangat penting karena tidak mustahil perekrut dihadapkan kepada berbagai macam godaan, seperti menerima hadiah, disogok oleh pelamar, mengkatrol nilai seleksi dari pelamar yang mempunyai hubungan darah atau kaitan primordial lainnya atau hal-hal lain yang mengakibatkan seseorang perekrut mengambil keputusan yang didasarkan pada pertimbangan-pertimbangan subyektif.

 

Bahkan tidak mustahil perekrut dihadapkan kepada situasi dilematik dalam menjalankan tugasnya.  Misalnya, seorang manajer tingkat tinggi dalam organisasi meminta agar lamaran keponakannya “mendapatkan perhatian khusus”. Dalam hal ini keponakan manajer tersebut dalam proses seleksi membenarkan diterimanyaa yang bersangkutan sebagai pegawai baru, perekrut dapat keputusan menerima lamaran tersebut dengan hati nurani yang tenang.  Dilema baru timbul apabila pelamar yang bersangkutan tidak memenuhi syarat.  Di satu pihak, karier dan nasib perekrut bisa terancam kalau lamaran keponakan atasannya itu ditolak.  Dilain pihak sebagai perekrut yang bertanggung jawab menerima lamaran yang tidak memenuhi syarat itu berarti mempekerjakan bukan pelamar yang baik.

 

Situasi demikian sering dihadapi oleh perekrut dalam masyarakat yang berbagai ikatan primordialnya, seperti kesukuan dan kedaerahan, masing sangat kuat.  Ditambah lagi dengan kenyataan bahwa dalam berbagai masyarakat tradisional, berlaku apa yang dikenal dengan “extended family system” berbeda dangan masyarakat “maju” terutama di dunia barat di mana norma-norma kehidupan seseorang didasarkan pada “nucleus family system”.

 

Kiatnya nampaknya terletak pada kemampuan perekrut untuk memegang teguh norma-norma etika organisasi sambil memperhitungkan nilai-nilai sosial budaya masyarakat di mana dia hidup dan bekarya.

 

 

3. Faktor Internal Organisasi.

 

Para perekrut tenaga kerja pada umumnya menyadari bahwa situasi internal organisasi harus dipertimbangkan juga dalam  merekrut dan menyeleksi tenaga-tenaga kerja baru.  Misalnya besar kecilnya anggaran yang dialokasikan untuk belanja pegawai menentukan berapa banyak pegawai baru yang boleh direkrut untuk mengisi lowongan baru yang tersedia atau apakah untuk mengganti tenaga kerja lama yang karena alasan tertentu, seperti berhenti atas permintaan sendiri, diberhentikan tidak atas permintaan sendiri, memasuki masa pensiun atau karena ada pegawai yang meninggal dunia.

 

Faktor internal lain yang harus diperhitungkan adalah kebijaksanaan atau strategi organisasi mengenai arah perjalanan organisasi di masa yang akan datang.  Misalnya, apakah organisasi merencanakan perluasan usaha, baik dalam arti produk yang dihasilkan maupun dalam arti wilayah kerjanya, yang pada gilirannya menuntut tersedianya tenaga kerja baru.  Sebaliknya, mungkin pula organisasi memutuskan untuk menciutkan kegiatannya.  Dalam hal demikian jelas bahwa bukan penambahan tenaga yang terjadi, tetapi sebalinya.

 

Dalam hal organsasi mempertahankan status qou, jumlah tenaga kerja baru yang diperlukan menjadi sangat terbatas karena sekedar mengganti tenaga kerja lama yang karena berbagai alasan tidak lagi bekerja pada organisasi yang bersangkutan.

 

 

4. Faktor Kesamaan Kesempatan.

 

Diberbagai  negara atau masyarakat, masih saja terdapat praktek-praktek pemanfaatan sumber daya manusia yang sifatnya diskriminatif.  Ada kalanya praktek yang diskriminatif itu didasarkan atas warna kulit, atau daerah asal, atau latar belakang sosial.  Dengan perkataan lain, terhadap sekelompok warga masyarakat yang diidentifikasi sebagai minoritas diberlakukan pembatasan-pembatasan tertentu sehingga mereka tidak memperoleh kesempatan yang sama dengan warga masyarakat lainnya untuk memperoleh pekerjaan.  Ironisnya ialah bahwa kadang-kadang pembatasan tersebut memperoleh keabsahan dalam peraturan perundang-undangan.  Akan tetapi yang lebih sering dijumpai ialah bahwa sebenarnya praktek yang diskrimantif sebenarnya dilarang oleh peraturan perundang-undangan namun dilakukan oleh pimpinan organisasi tertentu.

 

Secara etika dan moral tentunya praktek yang diskriminatif tersebut tidak dapat dibenarkan.  Tidak ada pakasaan apapun yang membenarkan tindakan dan praktek demikian.


 

C. Prosedur Operasional Standar (POS) Langkah-Langkah Dalam Proses Seleksi

Proses seleksi terdiri dari paling sedikit delapan langkah yang dapat detempuh.  Perlu ditekankan bahwa tidak semua langkah harus ditempuh.  Misalnya, dalam hal orang dalam yang diseleksi dalam rangka alih tugas atau promosi, ada langkah-langkah tersebut harus ditempuh.  Misalnya, dalam hal orang dalam yang diseleksi dalam rangka alih tugas atau promosi, ada langkah-langkah tertentu yang tidak perlu lagi ditempuh karena organisasi, khusuhnya satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia sudah memiliki informasi yang diperoleh dengan mengambil langkah-langkah tertentu itu, misalnya informasi tentang kondisi kesehatan pegawai yang bersangkutan.

 

Prosedur Operasional Standar (POS) Langkah-langkah yang biasanya ditempuh dalam proses seleksi ialah:

a.    Penerimaan surat lamaran,

b.    Penyelenggaraan ujian,

c.     Wawancara seleksi,

d.    Pengecekan latar belakang pelamar dan surat-surat referensinya,

e.    Eveluasi kesehatan,

f.      Wawancara oleh manajer yang akan menjadi atasan langsungnya,

g.    Pengenalan pekerjaan, dan

h.    Keputusan atas lamaran.


Masing-masing tahapan Prosedur Operasional Standar (POS) Langkah-Langkah Dalam Proses Seleksi Sumber Daya Manusia atau  langkah Seleksi Sumber Daya Manusia tersebut akan dibahas secara singkat berikut ini.


1. Penerimaan Surat Lamaran.

Sering dilupakan bahwa sesungguhnya proses seleksi berlangsung dua arah dalam arti bahwa organisasi pemakai tenaga kerja menyeleksi para pelamar dan di lain pihak para pelamar memilih organisasi di mana dia berharap akan berkarya.

 

Artinya, langkah pertama ini merupakan langkah yang penting.  Oleh karena itu kedua belah pihak perlu menempuhnya dengan hati-hati.  Organisasi pemakai tenaga kerja menempuh langkah ini guna memperoleh kesan pertama tentang pelamar melalui pegamatan tentang penampilan, sikap dan faktor-faktor lain yang dipandang relevan.  Dari kesan pertama inilah perekrut mengambil keputusan apakah akan melanjutkan langkah berikutnya atau tidak.  Sebaliknya dengan kunjungan pertamanya ke organisasi, pelamar dapat memutuskan apakah ia akan melanjutkan keinginannya untuk bekarya di organisasi tersebut atau tidak.  Artinya, dalam kunjungan pertama itu pelamar sudah akan memiliki pandangan umum tentang organisasi yang akan mempekerjakannya.

 

Tentunya suatu titik temu akan diperoleh apabila kedua belah pehak mempunyai kesan positif tentang satu sama lain.  Jika demikian halnya, perekrut akan mengambil langkah berikutnya.


2. Penyelenggaraan Ujian

Sebelum membahas berbagai jenis ujian atau tes yang biasa diselenggarakan dalam rangka proses seleksi, perlu ditekankan terlebih dahulu bahwa tidak semua jenis tes yang digunakan untuk semua pelamar.  Artinya ada jenis tes tertentu yang hanya cocok diselenggarakan bagi mereka yang melamar pekerjaan yang teknis sifatnya.  Sebaliknya untuk berbagai macam pekerjaan atau jabaran manajerial jenis tes yang lainlah yang cocok diselenggarakan.

 

Pada dasarnya terdapat tiga jenis tes yang ditempuh oleh para pelamar yaitu:

a.        Tes psikologi,

b.        Tes yang menguji pengetahuan pelamar,

c.        Tes pelaksanaan pekerjaan.

 

Tes Psikologi, dimaksudkan untuk mengukur berbagai faktor kepribadian dan diperuntukan bagi upaya mencocokkan kepribadian pelamar dengan pekerjaan yang tepat baginya.

 

Tes Pengetahuan, dimaksudkan untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan pelamar tersebut.

 

Tes Pelaksanaan Pekerjaan, tes ini dimaksudkan untuk mengukur kemampuan seseorang menghadapi situasi nyata dalam pekerjaan seperti mengambil keputusan dan memecahkan masalah yang diiperuntukkan bagi mereka yang akan menduduki jabatan manajerial dan profesional tersedia pula.


3. Wawancara.

Wawancara sebagai alat seleksi sering dipandang sebagai langkah yang cukkup penting. Karena dipandang sebagai langkah yang penting, penggunaanya pun paling sering dan paling meluas.  Wawancara sebagai alat seleksi merupakan pembicaraam formal antara perekrut dengan pelamar.  Jika dilaksanakan dengan baik, lima manfaat yang dapat dipetik dari wawancara ialah:

a.    Kesan kuat tentang akseptabilitas pelamar untuk bekerja dalam organisas,

b.    Perolehan jawaban yang agak pasti atas pertanyaan apakah pelamar mampu melaksanakan pekerjaan yang akan dipercayakan kepadanya;

c.     Perolehan bahan perbandingan antara pelamar yang diwawancarai dengan para pelamar lain untuk pekerjaan yang sama;

d.    Pengenalan pelamar  dengan lebih baik oleh pewawancara;

e.    Kesempatan bagi pelamar yang diwawancarai untuk lebih mengenal organisasi yang akan mempekerjakannya melalui informasi yang diperoleh dari pewawancara.

 

Tipe-tipe wawancara, dewasa ini ada lima jenis wawancara yaitu:

a.        Wawancara tidak terstruktur,

b.        Wawancara terstruktur,

c.        Gabungan antara tidak terstruktur dan terstruktur,

d.        Pemecahan masalah

e.        Wawancara dalam situasi stres.

 

4. Surat-Surat Referensi.

Salah satu langkah yang biasa diambil dalam keseluruhan proses seleksi ialah mengharuskan pelamar melengkapi dokumen lamarannya denan surat-surat referensi.  Surat-surat teferensi dimaksudkan untuk melengkapi informasi tentang diri pelamar seperti kemampuan intelektual, sikap, nilai yang dianut, perilaku dan hal-hal lain yang dipandang relevan.

 

Karena itu yang diminta memberikan surat referensi antara lain adalah atasan langsung, mantan guru atau dosen, sahabat keluarga dan pihak-pihak lain yang karena mengenal pelamar dengan baik dianggap kompeten memberikan berbagai informasi yang diperlukan.  Tapi kecenderungan dewasa ini ialah mengganti cara tesebut denga cara yang lain.  Salah satu alasan utamanya ialah karena menurut pengalaman banyak organisasi, surat-surat referensi itu biasanya hanya menonjolkan segi-segi positif mengenai diri pelamar.


5. Evaluasi Medis.

Praktek lain yang sangat lumrah dilakukan adalah melakukan evaluasi medis yang pada dasarnya dimaksudkan untuk menjamin bahwa pelamar berada dalam kondisi fisik yang sehat.  Dua cara umum ditempuh dalam proses ini.  Pertama, pelamar diminta melampirkan surat keterangan dari dokter.  Tetapi karena surat keterangan demikian bersifat umum, ada kalanya organisasi menempuh cara kedua, yaitu melakukan sendiri evaluasi medis dengan mengharuskan pelamar menjalani tes kesehatan menyeluruh di tempat pemeriksaan dan oleh dokter yang ditunjuk oleh organisasi.

 

Berbagai tujuan yang ingin dicapai dengan evaluasi medis seperti ini, anara lain ialah:

a.    Menjamin bahwa pelamar tiddak menderita sesuatu penyakit kronis, apalagi menular;

b.    Memperoleh informasi apakah secara fisik pelamar menghadapi tantangan dan tekanan tugas pekerjaannya;

c.     Memperoleh gambaran tentang tinggi rendahnya premi asuransi yang harus dibayar, terutama dalam hal organisasilah yang membaya premi tersebut bagi para karyawannya, suatu praktek yang terdapat dalam banyak organisasi pemakai tenaga kerja.


6. Wawancara Dengan Penyelia.

Dalama manajemen sumber daya manusia dewasa ini semakin dirasakan pentingnya keterlibatan para penyelia yang akan menjadi atasan langsung pelamar dalam proses seleksi.  Bahkan dalam banyak organisasi kecenderungan kuat dewasa ini adalah memberikan wewenang dan kata terakhir kepada para penyelia untuk memutuskan siapa diantara para pelamar yang diterima dan siapa yang ditolak.


Berbagai pertimbangan atau alasan mengapa kecenderungan ini timbul pesat antara lain ialah:

a.    Penyelialah yang lebih memahami seluk-beluk dan tuntutan teknikal pekerjaan yang akan dipercayakan kepada pelamar,

b.    Penyelialah yang dianggap lebih kompeten menjelaskan berbagai segi pekerjaan tertentu apabila ditanyakan oleh pelamar,

c.     Penyelialah yang dianggap lebih tepat untuk melakukan penilaian mengenai kemampuan dan potensi pelamar karena dikaitkan langsung dengan tugas yang akan dilakukan pelamar,

d.    Penyelialah yang dibebani tanggung jawab untuk mengarahkan, memberikan dorongan, membina dan mengembangkan pelamar setelah dia menjadi pekerja dalam organisasi yang bersangkutan,

e.    Jika ternyata di kemudian hari pegawai baru itu tidak atau kurang mampu menyelenggarakan fungsinya, penyelia turut bertanggung jawab atas ketidaktepatan dalam proses seleksi.

Karena berbagai pertimbangan itulah dewasa ini sudah semakin diakui pentingnya keterlibaatan para penyelia dalam turut berperan serta dengan melakukan wawancara dengan beberapa pelamar yang sudah terlebih dahulu diseleksi oleh perekrut.  Langkah ini menunjukkan pula betapa pentingnya kerja sama antara perekrut dengan para manajer operasional dalam usaha menseleksi pelamar dengan satelit mungkin.


7. Keputusan Selaksi.

Langkah terakhir dalam proses seleksi ialah pengambilan keputusan tentang lamaran yang masuk.  Siapapun yang pada akhirnya mengambil keputusan atas lamaran yang diterima, apakah diterima atau ditolak, yang jelas ialah bahwa dua hal penting mendapatkan perhatian.  Pertama, merupakan tindakan yang sangat etis sekaligus merupakan langkah penting dalam menjaga citra positif suatu organisasi apabila pelamar yang lamarannya tidak diterima segera diberitahu terlebih dahulu, berupa panggilan, adalah mereka yang lamarannya diterima.  Padahal mereka yang lamaranya ditolaklah yang seyogianya diberitahu terlebih dahulu.  Dengan demikian mereka dapat mengambil langkah-langkah baru, misalnya dengan melamar ke tempat pekerjaan yang lain.  Tindakan seperti itu dikatakan tepat dan etis karena dengan demikian mereka dapat mengambil langkah-langkah baru, misalnya dengan melamar ke tempat pekerjaan lain.  Tindakan seperti itu dikatakan tepat dan etis karena dengan demikian organisasi menunjukkan keperduliannya terhadap nasib orang-orang pencari pekerjaan.  Sikap demikian sekaligus menjadi alat hubungan masyarakat yang efektif bagi organisasi yang bersangkutan.  Kedua, seluruh dokumen lamaran dari para pelamar yang diterima untuk bekerja perlu disimpan dengan baik dan rapi karena berbagai informasi yang terkandung dalam dokumen tersebut akan sangat bermanfaat di kemudian hari dalam membina dan mengembangkan karier pegawai yang bersangkutan.  Patut diingat bahwab bukti terbaik berlangsungnya proses seleksi dengan tepat adalah para karyawan yang mampu bekerja secara produktif, memiliki loyalitas tinggi dan berperilaku positif.  Berarti informasi terdapat dalam dokumen lamaran itu akan sangat bermanfaat untuk diteliti kembali di kemudian hari dalam hal pekerja tidak memenuhi harapan karena dari proses seleksi yang telah ditempuh. Maksudnya ialah agar titik-titik lemah tersebut diatasi dalam melakukan seleksi pegawai baru di waktu-waktu yang akan datang.

 

Daftar Pustaka: 


Sondang P. Siagian 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia . Jakarta:  Bumi Aksara.


Demikian share kali ini tentang makalah Pengertian Seleksi dan Faktor-Faktor Yang Harus Diperhitungkan dan POS Langkah-Langkah Seleksi Sumber Daya Manusia, Semoga ada manfaatnya.



= Baca Juga =


No comments

Theme images by mammamaart. Powered by Blogger.
Back to Top